TUM CIT Graduation Ceremony –
Registrierungssoftware und Check-in ohne Warteschlange
Technische Universität München
Agentur:
BLAUEPFERDE GmbH
Rolle von dgtl.ai:
Registrierungsplattform, Check-in-App und Vor-Ort-Support (Helpdesk) für Registrierung und Einlass
Die Aufgabe
dgtl.ai hat für die TUM School of Computation, Information and Technology (TUM CIT) die Registrierung und den Vor-Ort-Check-in der Absolvent:innenfeier 2026 in Garching umgesetzt – im Auftrag der Eventagentur BLAUEPFERDE GmbH, die die Gesamtveranstaltung konzipierte, plante und durchführte. An den beiden Zeremonientagen für Bachelor- und Masterabsolvent:innen checkten insgesamt 2.928 Personen über die Registrierungsplattform und die offline-fähige Check-in-App von dgtl.ai ein.
Ziel war, dass Absolvent:innen ihre Gästetickets für Familie und Freunde unkompliziert selbst buchen können und der Check-in am Veranstaltungstag – trotz über 1.300 bzw. 1.600 Anwesenden pro Tag – ohne Wartezeit funktioniert. Bereits 2025 hatte dgtl.ai die Registrierung für TUM CIT übernommen; weil das gut lief, war dgtl.ai 2026 wieder dabei, diesmal mit einer neu entwickelten Registrierungsplattform, um die Learnings aus dem Vorjahr direkt umzusetzen.
Die auf der Seite verwendeten Fotos stammen aus dem LinkedIn-Beitrag im Firmenprofil der BLAUEPFERDE GmbH: https://www.linkedin.com/posts/tumcit-neumannundmueller-daskulinariat-ugcPost-7488328953569644544-NUAP/
Der Ansatz –
zwei Zeremonien, ein durchgängiges System
Die TUM School of CIT feiert ihre Absolvent:innen in zwei getrennten Zeremonien: am 17. Juli 2026 die Bachelor-, am 18. Juli 2026 die Masterabsolvent:innen. dgtl.ai legte beide Zeremonien als eigenständige Events in der Registrierungsplattform an, jeweils mit vier Kategorien für Informatics, Electrical & Computer Engineering (ECE), Mathematics und Staff, und einem einheitlichen Status-Modell von Invited über Accepted und Confirmed bis CheckedIn (zusätzlich Declined und Cancelled).
Registriert wurde in zwei Wellen: Zuerst bestätigen die Absolvent:innen selbst ihre Teilnahme, anschließend werden auf Basis der dann noch verfügbaren Kapazität Gästetickets für Begleitpersonen freigeschaltet. Weil die Platzkontingente begrenzt waren, war auch die Zahl der Gästetickets pro Absolvent:in limitiert.
Vor Ort kam die Check-in-App von dgtl.ai zum Einsatz: Sie ist offlinefähig, erfasst jeden Check-in zunächst lokal auf dem Gerät und synchronisiert die Daten automatisch mit dem Server, sobald eine Verbindung besteht – bei stabilem WLAN auf dem Campusgelände in der Regel in Echtzeit. Ein:e dgtl.ai-Mitarbeiter:in betreute an beiden Tagen den Helpdesk vor Ort, in enger Abstimmung mit dem Hosts- & Hostessen-Team der Goldloewe GmbH, das den Check-in-Bereich bediente.
Die Bausteine –
von der Einladung bis zum Check-in
Registrierungsplattform
Neu entwickelte Plattform von dgtl.ai, die jede Zeremonie als eigenständiges Event mit klarem Status-Modell abbildet — von der Einladung bis zum Check-in.
Gästeticket-Management
Absolvent:innen buchen ihre Gästetickets für Begleitpersonen selbst, gesteuert über die verfügbare Saalkapazität.
Zwei-Wellen-Registrierung
Erst bestätigen die Absolvent:innen, dann werden Gästetickets auf Basis des verbleibenden Kontingents freigegeben. Dies reduziert Komplexität und verhindert Überbuchung.
Offline-fähige Check-in-App
Erfasst Check-ins lokal auf dem Gerät und synchronisiert automatisch mit dem Server, sobald eine Verbindung besteht – zuverlässig auch bei schwankendem WLAN.
Vor-Ort-Support durch dgtl.ai
Helpdesk-Betreuung an beiden Veranstaltungstagen, im Zusammenspiel mit dem Hosts- & Hostessen-Team der Goldloewe GmbH am Check-in.
Das Ergebnis
An zwei Tagen im Juli 2026 haben Bachelor- und Masterabsolvent:innen der TUM School of CIT gemeinsam mit ihren Gästen die Registrierungsplattform und Check-in-App von dgtl.ai genutzt:
eingeladene Personen
1.704
zur Bachelor-Zeremonie
eingeladene Personen
2.448
zur Master-Zeremonie
Zusagen inkl. Gäste
1.445
zur Bachelor-Zeremonie
Zusagen inkl. Gäste
1.815
zur Master-Zeremonie
Check-ins vor Ort
1.313
zur Bachelor-Zeremonie
Check-ins vor Ort
1.615
zur Master-Zeremonie
Show-up-Rate
91 %
zur Bachelor-Zeremonie
Show-up-Rate
89 %
zur Master-Zeremonie
Mehrwert für
BLAUEPFERDE GmbH und die
TUM School of CIT
Erprobter Technologiepartner
BLAUEPFERDE GmbH konnte sich als Eventagentur auf eine bereits 2025 erprobte Registrierungs- und Check-in-Lösung verlassen, die 2026 gezielt weiterentwickelt wurde.
Kein Warteschlangen-Risiko
Trotz über 1.300 bzw. 1.600 Anwesenden pro Tag verlief der Check-in an beiden Zeremonientagen ohne größere Wartezeiten.
Entlastung des Vor-Ort-Teams
Die enge Abstimmung zwischen dem dgtl.ai-Helpdesk und dem Hosts- & Hostessen-Team der Goldloewe GmbH sorgte für einen reibungslosen Ablauf am Check-in.
Zwei Zielgruppen, ein System
Absolvent:innen und ihre Gäste bekamen jeweils einen eigenen, einfachen Weg zur Anmeldung — gesteuert über dieselbe Plattform.
Grundlage für die nächste Ceremony
Die detaillierte Post-Event-Auswertung nach Fachbereichen liefert BLAUEPFERDE GmbH und der TUM School of CIT eine belastbare Planungsgrundlage für 2027.
Warum dieses Modell funktioniert
Erprobte Registrierungsplattform + offline-fähige Check-in-App + eingespieltes Vor-Ort-Team =
zwei Graduation Ceremonies ohne Warteschlange
Weil Registrierung und Check-in durchgängig in einem System abgebildet sind und die Check-in-App auch bei schwankendem WLAN zuverlässig arbeitet, bleibt die Technik im Hintergrund und der Tag gehört den Absolvent:innen.
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Stand: 25. August 2026
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